【明報專訊】年尾將至，又到了周年晚宴（annual dinner）舉行的旺季。這個籌備數月、全公司聚首一堂的晚上，不只為了飲飽食醉，不少企業視之為公司的黃金機會，領導層藉此發放信息，甚至向生意伙伴展示實力，提升形象。氣氛搞得好，更可凝聚上下員工，激勵士氣。若只馬虎籌備，豈不浪費了這次成本不菲的周年盛會？
周年晚宴往往在兩個年度交替前後舉行，此時，前一年的業績塵埃落定，而新目標、新計劃亦伴隨新一年的來臨而落實，晚宴有如企業向員工發布年度成績表，方式軟性而貼地。「周年晚宴的核心，是透過共聚一堂的時機向員工發放信息、分享成果，例如交代公司業績發展，大市跑成點、人工加幾多。或重申公司理念、方向，令公司文化得以傳承。如果宴請外界生意伙伴，則多會show off未來展望，讓對方知道公司長遠計劃、業界定位，提升對方信心。」擁有豐富周年晚宴籌劃經驗的公關公司L Concept董事林苡晴（Katie）道。
企業架構多，信息在傳遞途中易流失。Katie稱，晚宴上安排管理層講話、短片播放、遊戲等，都是向員工傳播信息的一部分。「曾見過零售公司捽數，交代如何改善sales figure。又有銀行公司會邀請一些外界生意伙伴，讓對方知道公司的長遠計劃，令對方對來年公司發展保持信心。」對內對外，周年晚宴猶如一場大型的media event，務求對準目標觀眾發放適當信息。
創意包裝晚宴主題 帶出信息
以官方信息帶頭，聽來也許有點硬銷，但其實只要運用創意，硬性資訊亦可融入有趣的晚宴主題。L Concept的客戶之一、跨國電梯公司蒂森克虜伯（Thyssenkrupp）便是一例。該公司每年的晚宴主題都緊扣其年度業績和目標，但表現方法則經過籌備小組的悉心設計，例如與超級英雄、變形金剛、星球大戰等扣上關係。
Thyssenkrupp東南亞區行政總裁陳明琛（Andy）說：「在業績較差的前年，我們在晚宴中採用了superhero主題。當時公司剛推出hero product，但產品要在市場受歡迎，要靠人，superhero亦即是員工。我們強調superhero的團隊精神，銳意鼓勵員工、提升他們的信心。去年則以transformation為主題，當hero product成功推出市場，員工便要gear up（準備上陣），準備足夠工具、技能和後援，變身為transformer面對挑戰，當時大家都踴躍穿上變形金剛服飾。今年則會強調電影《星球大戰》的一句對白『may the force be with us』，去年員工準備好，變了身，但新產品推出後一定會有阻滯，克服阻滯需要心力，所以寄語『願力量與我們同在』，希望員工繼續有動力衝刺。」連續3年的主題，均可見管理層的巧思。Andy表示，透過策略性管理方法，管理層早年已討論過公司的5年大計，大目標再分拆為每年的小目標。每年的周年晚宴，便是向員工講述該年進程的最佳時機。
管理層、員工團結「打怪獸」
連貫的晚宴主題，若通過有趣生動的呈現手法，信息將更為深入民心。要軟性又直接地向員工傳達，Andy說在晚宴中播放的3、4條劇情小短片均十分重要，「每集短片都有進程，例如起初有怪獸來襲，大家被擊敗。變身做工程師後，大家便成功反勝」。管理層和員工會在短片粉墨登場演出，如此傳遞信息，比傳統由老闆發言致辭「易入口」得多。
Andy強調，「周年晚宴絕非飲飽食醉、嘻哈一場就算」。每年晚宴過後，公司都會安排focus group，訪問不同階層的員工對晚宴的回應。兩年來公司業績的確節節上升，Andy認為，雖然未必歸功於周年晚宴，但員工當時接收到公司要求，多少能激起他們的動力。
